DDCM: Quais são os pontos que mais geram exigências na ANVISA?

No início de Maio a COPEC/ANVISA, numa excelente iniciativa, fez uma apresentação sobre os principais motivos que geram exigências no DDCM. Baseada nessa apresentação e em nossa experiência de elaboração de DDCMs fizemos uma lista com os pontos que mais geram exigências e damos algumas dicas para evitá-las.

Dividimos em 3 blocos: Exigências da parte organizacional e administrativa, da parte Dossiê do Medicamento Experimental e da parte Clínica. Hoje abordaremos as duas primeiras:

1) Exigências sobre a parte organizacional e administrativa:

ANVISA relatou pequenas desatenções que geram atraso na análise e retrabalho e que são facilmente evitáveis, como por exemplo:

Problemas na mídia eletrônica:

• Mídia eletrônica ausente

• Arquivos sem capacidade de busca textual (total ou parcial)

• Arquivos cuja função copiar/colar não é satisfatória

• Pastas incompletas na mídia eletrônica

• Textos contendo erros ou Fonte da Referência não encontrada

Problemas relacionados a inconsistências de informações no processo

• Diferentes condições de armazenamento elencadas no dossiê do medicamento experimental e FAEC (Formulário de Apresentação do Ensaio Clínico)

• Divergência nos Países onde o ensaio está planejado: ClinicalTrials.gov x FAEC x FP (Formulário de Petição) DDCM

Problemas relacionados a organização e tradução de documentos

• Documentos sem índice

• Índices que não são fidedignos de onde a informação se encontra

• Erros de formatação (n° de tabelas, paginação) e suas respectivas menções durante o processo

• Menção de tabelas, figuras ou documentos que não constam do processo

• Tabelas truncadas, siglas não referenciadas que não conseguem ser interpretadas

• Ordenação de documentos

• Erros de tradução

• Versões desatualizadas

• Diferentes medicamentos cabeçalho x corpo do documento

• Formulários desatualizados após cumprimento de exigência

• Exigências sobre o Dossiê do Medicamento Experimental

Insumo Farmacêutico Ativo

Quanto a Substância Ativa/IFA os itens de exigência correspondem a 23% e as principais questões envolvem dois blocos:

• Questões sobre o método geral de obtenção do IFA:

• Impurezas, produtos de degradação e solventes residuais

• Fluxograma/Equipamentos/Tamanhos de lotes

• Testes não realizados (ex: caracterização)

• Estabilidade do IFA:

• Testes previstos não realizados (sem justificativa)

• Dados insuficientes para cobrir o prazo de validade

2) Medicamento Experimental:

Responsável por 30% das exigências, sendo que os principais motivos de exigência são:

• Questionamentos sobre estabilidade, pincipalmente dados insuficientes que não cobrem o tempo previsto do uso durante o estudo clínico, falta de estabilidade de uso e testes previstos e não realizados sem a devida justificativa.

• Dúvidas sobre o processo de fabricação com solicitações de esclarecimentos sobre o desenho dos equipamentos e os tamanhos de lotes, bem como, maior detalhamento do Fluxograma, etapas críticas e mudanças de processo produtivo.

• No controle de qualidade os principais questionamentos são sobre a avaliação de impurezas/limites de especificação.

Como pode ser visto, os pontos de exigência técnicos e administrativos são muito similares aos recebidos no momento do registro do produto e as empresas possuem conhecimento técnico, mas apresentam falhas na montagem.

Da parte organizacional há equívocos bastante simples e evitáveis, mas que com a correria e o prazo apertado para cumprir a data de submissão acordada, acabam passando.

Uma dica importante para evitar exigências técnicas é entender a finalidade de cada item do documento e, quando o item já estiver estruturado, questionar se argumentação e a documentação apresentadas corresponderam ao objetivo do item. Se você tiver dúvidas, com certeza, o técnico da ANVISA também terá.

Uma reflexão que as empresas precisam fazer é se 2 ou 3 dias a mais visando produzir uma verificação minuciosa no processo é mesmo um atraso ou um ganho de tempo, visto que evita exigências e perda de tempo na análise do processo. Será que o mais importante é cumprir com um prazo a qualquer custo ou cumprir com parâmetros de qualidade?

Na montagem final do processo é fundamental contar com um especialista que tenha um bom conhecimento técnico das áreas que compõem o DDCM, mas sobretudo consiga ter uma visão global do projeto a fim de fazer uma verificação minuciosa das informações, garantindo que elas estejam presentes de maneira coerente e compreensível em todas as partes do dossiê.

Lembre-se: um DDCM deve contar a estória do desenvolvimento técnico e clínico do produto experimental dentro do roteiro que a ANVISA espera receber.

Na próxima matéria comentaremos os principais motivos clínicos de exigência da parte do DDCM.