Seis sugestões para realizar um Advisory Board de sucesso

Atualizado: Fev 10




As reuniões de advisory board (Conselho Consultivo) são uma ferramenta estratégica muito importante e já fazem parte da rotina de várias empresas do setor da saúde, mas para outras ainda é uma novidade. Para quem ainda é novo nesta atividade, trata-se de uma reunião com especialistas para discutir e se aconselhar em relação a pontos cruciais que visam garantir o sucesso da empresa, do projeto ou do produto. Depois de assistir, participar e realizar muitas reuniões deste tipo, resolvemos preparar uma lista de sugestões que servirá de check list e reflexão para os mais experientes, e orientação para aqueles que estão iniciando. 1- Objetivos claros e alinhados maximizam o resultado da reunião É muito importante para a empresa, junto com todos departamentos envolvidos, estabelecer objetivos claros em relação a reunião. Deve estar alinhado com todos o que será discutido, porque será discutido e o que será feito com os resultados obtidos. Uma breve reunião de alinhamento coloca todos na mesma página e evita mal entendidos ou falsas expectativas. 2- O tempo designado para reunião deve ser preciso É importante ter uma boa previsibilidade do tempo necessário para reunião, lembre-se que em geral a agenda dos especialistas é bastante ocupada. Se o tempo for insuficiente questões importantes deixarão de ser discutidas, se for excessivo pode demonstrar fragilidades no planejamento de tempo da empresa. Mas qual seria o tempo ideal? Depende do objetivo da reunião e do número de especialistas convidados. Temas mais simples, com menos convidados podem ser resolvidos em 4 horas, outros mais complexos, com número maior de participantes podem durar até dois dias. 3- Bons participantes enriquecem as discussões Quando falamos em participantes temos que considerar os convidados externos (especialistas) e convidados internos (da própria empresa). Os especialistas devem conhecer profundamente o tema que será discutido, ter representatividade e ampla experiência no segmento que atua, e conduta neutra em relação as outras empresas e produtos do mercado. O papel do especialista é falar a verdade, mesmo que esteja em desacordo com aquilo que a empresa gostaria de ouvir. Para maior rendimento da reunião o especialista deveria, se possível, receber os materiais com antecedência para se preparar melhor para a discussão. Com relação aos convidados internos, estes devem ser aqueles realmente necessários, um número muito grande de pessoas da empresa pode intimidar os especialistas. 4- O(A) facilitador(a) da reunião pode fazer a diferença O facilitador(a) é a pessoa da empresa, ou contratada por ela, designada para conduzir a reunião. Ele(a) apresentará o caso a todos, fará as perguntas que já foram previamente definidas na reunião de alinhamento e outras que sejam necessárias para melhor elucidar alguma questão. Será responsável por todo processo de extração de ideias e pensamentos e por garantir um clima amistoso e produtivo entre os participantes, bem como, controlar o tempo para garantir que toda a agenda seja abordada. Grande parte do sucesso da reunião de advisory board está nas mãos do facilitador(a).


5- A organização logística deve ser perfeita

Pode parecer menos importante, mas na verdade é imprescindível que a organização logística do evento seja impecável. Os especialistas devem estar 100% engajados na reunião. Eventuais contratempos logísticos tiram a concentração, trazem aborrecimento, e as vezes cansaço; que podem prejudicar o andamento e resultado das discussões.


6- Registrar a reunião e seus achados é importantíssimo como base para o planejamento e decisões.

É muito importante que a reunião fique devidamente registrada e documentada, para que possa embasar as decisões presentes e futuras.


Aconselha-se a gravação da reunião em vídeo ou áudio com a permissão dos participantes, e que a partir disso seja construído um documento objetivo com os principais pontos abordados, repostas e insights obtidos. Este documento deve ser compartilhado com todos envolvidos para alinhar direcionamentos e decisões.


Reuniões de advisory board bem executadas podem fazer a diferença no sucesso de um projeto ou produto, portanto vale pena focar, planejar e caprichar na execução!

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